AUDIENCES ET SERVICES VIRTUELS : OUTILS ET RESSOURCES POUR LES USAGERS ET LE PERSONNEL DES TRIBUNAUX
Déclaration du Comité d’action
Notre comité existe afin d’appuyer les tribunaux canadiens dans leurs efforts en vue de protéger la santé et d’assurer la sécurité de tous les usagers des tribunaux dans le contexte de la COVID-19 tout en respectant les valeurs fondamentales de notre système de justice. Ces engagements qui se soutiennent mutuellement guident tous nos efforts.
CONTEXTE ET PORTÉE
En vue de promouvoir un accès sécuritaire et ouvert aux audiences et aux services des tribunaux pour les participants au système judiciaire, les médias et le public dans le contexte de la pandémie de COVID-19, les tribunaux partout au Canada ont amorcé un virage vers les audiences virtuelles et les services virtuels. Pour faciliter cette transition, les tribunaux et d’autres parties prenantes au système de justice ont mis en œuvre une série d’outils pratiques et de politique pour les usagers et le personnel des tribunaux, ainsi que pour les observateurs publics et les médias.
Ce document de référence vise à consolider l’information sur ces outils existants pour aider les tribunaux et les parties prenantes au système de justice à intégrer de façon efficace les processus virtuels aux activités judiciaires, tant pendant qu’après la pandémie. Dans cette optique, le document décrit d’abord les types d’outils développés en ce sens en plus de répertorier certains outils de référence et ressources qui émanent de différents tribunaux et parties prenantes au système de justice.
Ce document ne présuppose aucunement qu’il soit préférable de tenir des audiences ou de fournir des services en mode virtuel plutôt qu’en personne dans une quelconque situation; il reconnait plutôt que, lorsque possible et qu’on les utilise judicieusement, les audiences et les services virtuels peuvent complémenter les processus et les services en personne et favoriser un meilleur accès à la justice pour une plus grande diversité de personnes. Ce principe s’applique notamment, mais non seulement, lorsqu’il y a état d’urgence publique. Les différents tribunaux sont les mieux placés pour déterminer ce qui convient en fonction de leur capacité opérationnelle et technologique et des besoins particuliers de leur collectivité locale.
TYPES D’OUTILS DÉVELOPPÉS SUR LES AUDIENCES VIRTUELLES ET LES SERVICES JUDICIAIRES VIRTUELS
Pour aider les usagers et le personnel des tribunaux à adapter les pratiques judiciaires existantes dans le cadre d’une nouvelle réalité sanitaire et technologique, et à intégrer la technologie virtuelle de façon plus permanente dans les activités judiciaires à l’avenir, les tribunaux et les administrateurs judiciaires pourraient s’inspirer des outils complémentaires suivants pour développer une stratégie cohérente visant à promouvoir l’accès efficace aux audiences et aux services judiciaires virtuels, selon les circonstances.
1. Avis et directives de pratiques liés à la COVID-19
Tout au long de la pandémie, les tribunaux ont émis des avis et des directives de pratiques visant à informer les professionnels juridiques, les médias et le public de l’état actuel des activités judiciaires. Ces avis et directives comprennent des renseignements sur :
- les mesures de santé et sécurité présentement en vigueur dans les installations des tribunaux, y compris toute restriction d’accès;
- les types de procédures qui sont entendues ou reportées, y compris toute action requise par les avocats ou les justiciables non représentés;
- les types de procédures qui ont lieu par voie virtuelle et les exigences procédurales qui s’y rapportent;
- les possibilités et les méthodes d’accès aux audiences pour les médias et le public;
- les conditions et attentes d’utilisation et les exigences procédurales liées au dépôt électronique de documents;
- la suspension ou la reprise de délais légaux ou réglementaires applicables à certains types de procédures.
Voici certaines pratiques exemplaires identifiées pour faciliter l’accès aux renseignements à jour pour tous les usagers des tribunaux :
- afficher les nouveaux avis et directives de pratique dans une fenêtre contextuelle (« pop-up ») qui apparaît automatiquement, ou de façon clairement visible sur la page d’accueil du site Web des tribunaux;
- distribuer les nouveaux avis et directives de pratique aux associations de juristes et aux représentants des médias;
- consolider les avis et les directives de pratique ou indiquer clairement lesquels sont en vigueur et lesquels ont été abrogés ou remplacés.
2. Portails électroniques de ressources
Divers tribunaux et associations de juristes ont inclus sur leurs sites Web des portails qui servent de point central pour l’échange de renseignements de base et de liens vers des ressources utiles pour les professionnels juridiques, les médias et le public sur les mesures nouvellement adoptées ou révisées en lien avec les activités judiciaires en réponse à la pandémie. Par exemple, des portails thématiques ont été développés sur la COVID-19, les tribunaux virtuels, l’accès pour le public et les médias et le dépôt électronique de documents.
3. Guides d’utilisation et conseils pratiques liés aux audiences virtuelles
L’usage de plus en plus répandu de plateformes virtuelles pour tenir des audiences a mené à l’élaboration de guides d’utilisation et de conseils pratiques pour les participants aux audiences ainsi que pour les observateurs publics et des médias.
Parmi les conseils logistiques destinés aux participants et aux observateurs, on retrouve souvent les exigences et les recommandations techniques pour l’utilisation de plateformes spécifiques (p. ex. matériel et logiciels), des procédures par étapes avec des captures d’écran pour installer et se connecter à la plateforme, des détails sur comment et quand utiliser certaines fonctions comme les microphones, les caméras et le partage d’écran, des foires aux questions, des solutions de dépannage et des instructions à suivre en cas de difficultés techniques durant l’audience.
Parmi les conseils pratiques destinés aux participants aux audiences, on retrouve souvent la préparation préliminaire et les tests de fonctionnement, des indications sur la façon de préparer les justiciables et les témoins, des considérations liées aux justiciables non représentés, certains enjeux qui devraient être traités à l’avance avec le juge ou le registraire, l’étiquette et le décorum, la gestion des documents pendant l’audience, ainsi que la façon de se présenter à l’écran et d’effectuer des représentations efficaces en mode virtuel.
Les considérations d’ordre politique pour le public et les médias se concentrent principalement sur les règles et les méthodes d’accès aux audiences, y compris les restrictions liées à l’utilisation d’appareils électroniques, à l’enregistrement et à la diffusion des procédures ou aux interdictions de publication.
4. Politiques sur l’accès du public et des médias aux audiences virtuelles et sur l’utilisation d’appareils électroniques dans la salle d’audience
Les politiques, protocoles ou lignes directrices sur l’accès du public et des médias aux audiences virtuelles et sur l’utilisation d’appareils électroniques dans la salle d’audience qui étaient en vigueur avant la pandémie ont continué de s’appliquer aux audiences virtuelles. En outre, plusieurs tribunaux ont maintenant précisé les méthodes et les règles d’accès aux audiences virtuelles pour le public et les médias dans le but d’équilibrer les enjeux d’accès libre et de vie privée et de sécurité des participants aux audiences. Plusieurs ressorts ont aussi adopté des mesures de protection additionnelles, y compris l’inscription préalable, des liens d’accès personnalisés et protégés par mot de passe, et une reconnaissance ou un engagement par les participants et les observateurs de ne pas enregistrer ni diffuser les procédures judiciaires.
5. Outils d’identification des enjeux de vie privée, de sécurité et de confidentialité
Puisqu’il est plus difficile pour les tribunaux de gérer l’accès et la conduite des participants et des observateurs dans le cadre d’audiences virtuelles, certains tribunaux ont adopté des protocoles ou des formulaires standardisés pour relever à l’avance tout enjeu de vie privée, de sécurité ou de confidentialité susceptible de survenir. Ainsi, les tribunaux peuvent adopter des mesures de protection additionnelles ou rendre des ordonnances spéciales, au besoin.
6. Listes d’audiences
Les listes d’audience, qui étaient dans la plupart des cas déjà publiées sur les sites Web des tribunaux et distribuées directement aux avocats et aux membres accrédités des médias, ont été adaptées et bonifiées en réponse à la pandémie pour faciliter l’accès libre aux audiences. Des renseignements additionnels s’y retrouvent maintenant, comme le mode d’audience (p. ex. en personne, par téléconférence ou par vidéoconférence) et la façon d’accéder à une audience donnée (p. ex. en s’inscrivant à l’avance ou à l’aide d’un lien préétabli).
7. Systèmes de dépôt électronique de documents et outils pratiques liés à ceux-ci
Au début de la pandémie, plusieurs tribunaux ont dû se fier aux courriels pour permettre aux avocats et aux justiciables non représentés de déposer des documents sans devoir se présenter à la cour, créant un fardeau sur les systèmes électroniques et le personnel judiciaire. Certains tribunaux ont aussi établi des points de services centralisés pour permettre le dépôt de documents en personne à l’extérieur des installations judiciaires, ce qui exigeait tout de même que le personnel judiciaire traite ces documents à la main.
Plusieurs tribunaux ont maintenant adopté des systèmes de dépôt électronique des documents qui permettent aux avocats et aux justiciables non représentés de déposer une multitude de documents par voie virtuelle et qui automatisent certaines étapes liées au traitement de ces documents. Ceci contribue à augmenter l’efficacité et à réduire les délais de traitement. Les plateformes de dépôt électronique peuvent varier d’un ressort à l’autre et comprendre des fonctionnalités telles le dépôt en ligne de formulaires judiciaires ou de documents de preuve, de même que le partage de documents entre les officiers judiciaires et les parties. Certains ressorts ont aussi adopté des systèmes de gestion d’instance électronique, ou songent à le faire.
Pour faciliter l’utilisation de ces nouveaux systèmes, les tribunaux ont aussi développé des ressources connexes comme des portails, des avis ou des guides pratiques sur le dépôt électronique.
8. Séances de formation et démonstrations pratiques
En vue de promouvoir la sensibilisation, l’acceptation et l’utilisation efficace de nouvelles technologies comme les plateformes d’audiences virtuelles et les systèmes de dépôt électronique de documents, plusieurs tribunaux ont offert des séances virtuelles de formation, de portes ouvertes ou de démonstrations pratiques destinées aux professionnels juridiques et à d’autres parties prenantes concernées.
9. Consultation et collaboration avec les parties prenantes
Afin de promouvoir un virage efficace et inclusif vers les audiences virtuelles et les services virtuels, plusieurs tribunaux se sont engagés dans un processus de consultation continu avec les parties prenantes affectées, y compris les professionnels juridiques et les représentants accrédités des médias. Dans certains cas, ceci a eu lieu par l’entremise de comités ou de groupes de travail nouvellement créés ou par voie de discussions ad hoc. Dans d’autres cas, les tribunaux ont pu profiter de l’existence de forums existants — comme les comités de liaison entre la magistrature et le barreau ou les conférences multidisciplinaires périodiques — pour identifier les défis émergents et y trouver des solutions pratiques.
ANNEXE : RESSOURCES ET OUTILS DE RÉFÉRENCE SUR LES AUDIENCES ET LES SERVICES JUDICIAIRES VIRTUELS
Les ressources externes répertoriées ci-dessous visent à fournir un aperçu détaillé des outils disponibles pour appuyer les tribunaux partout au Canada dans leurs efforts pour promouvoir un accès virtuel aux audiences et aux services judiciaires, tant pendant qu’après la pandémie. Toutefois, cette liste n’est pas nécessairement exhaustive. Les ressources sont répertoriées en anglais lorsqu'elles ne sont pas disponibles en français, et sont susceptibles de changer fréquemment alors que les tribunaux et d’autres intervenants cherchent à les mettre à jour en fonction de situations évolutives et de leçons apprises.
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