ACCÈS VIRTUEL AUX AUDIENCES - ENJEUX DE VIE PRIVÉE, DE SÉCURITÉ ET DE CONFIDENTIALITÉ
Déclaration du Comité d’action
Notre comité existe afin d’appuyer les tribunaux canadiens dans leurs efforts en vue de protéger la santé et d’assurer la sécurité de tous les usagers des tribunaux dans le contexte de la COVID-19 tout en respectant les valeurs fondamentales de notre système de justice. Ces engagements qui se soutiennent mutuellement guident tous nos efforts.
APERÇU
Le principe de la publicité des débats judiciaires constitue l’un des piliers du système de justice canadien. Il favorise l’accès aux procédures judiciaires (ci-après désignées collectivement comme des « audiences ») pour les personnes associées au système judiciaire, les médias et le public. Toutefois, ce principe peut connaître certaines exceptions dans des contextes précis, par exemple pour protéger la vie privée et la sécurité des participants aux audiences — comme les victimes, les témoins vulnérables ou les jeunes accusés — ou la confidentialité de renseignements de nature délicate.
La présente fiche-conseil cherche à mettre en évidence certaines considérations pertinentes et pratiques exemplaires permettant d’évaluer si et comment les enjeux de protection de la vie privée, de sécurité et de confidentialité peuvent être abordés de façon sécuritaire et adéquate dans un contexte judiciaire virtuel, particulièrement lorsqu’il s’agit de fournir un accès virtuel aux audiences (p. ex. par vidéo ou audioconférence) pour les médias et le public. Il y est question des étapes suivantes :
1. Comprendre les risques et déterminer les mesures de protection disponibles
2. Évaluer les fonctionnalités et les limites de la plateforme ou de l’outil virtuel à utiliser
3. Établir des mesures pour encadrer l’accès
4. Communiquer les procédures et les règles d’accès
5. Examiner les cas individuels au préalable afin de cerner toute question en matière de protection de la vie privée, de sécurité ou de confidentialité et élaborer un plan d’action
6. Prendre des mesures si les règles d’accès sont violées ou si la sécurité ou la confidentialité sont par ailleurs compromises
La présente fiche-conseil comporte également deux annexes renfermant : 1) une liste de contrôle qui consolide des pratiques exemplaires émanant de tribunaux partout au Canada sur la façon de gérer les enjeux de vie privée, de sécurité et de confidentialité dans un environnement judiciaire virtuel, et 2) des exemples d’avis de règles d’accès aux audiences virtuelles.
Les conseils qu’offre la présente fiche ne visent pas à déterminer quelles procédures ou circonstances particulières se prêtent bien ou non à une audience virtuelle; d’autres considérations et pratiques exemplaires peuvent aussi s’avérer pertinentes à une telle détermination, y compris la nécessité d’examiner comment l’utilisation de la technologie risque de toucher l’accès à la justice pour toute personne marginalisée impliquée dans une procédure. Par ailleurs, le contenu de la présente fiche-conseil n’est pas exhaustif et ne remplace pas la loi ni les règles, avis ou directives de pratique applicables aux tribunaux. Des adaptations peuvent également être requises en fonction du contexte particulier des tribunaux individuels, des plateformes virtuelles qu’ils utilisent, et des conseils provenant d’experts en technologie de l’information (TI) et en sécurité de l’information.
Pour plus de renseignements sur les façons d’adapter les cadres d’accès virtuel à différentes situations, veuillez consulter les fiches-conseils du Comité d’action sur l’Accès virtuel aux audiences : options et scénarios pratiques et l’Accès virtuel aux audiences : défis et solutions devant les tribunaux de première instance.
CONTEXTE
À la lumière des restrictions de santé publique qui touchent l’accès en personne aux installations des tribunaux pendant la pandémie, de nombreux tribunaux offrent maintenant aux médias et au public un accès virtuel à diverses audiences. Toutefois, cela peut susciter des défis pratiques pour assurer l’intégrité des procédures judiciaires — notamment, empêcher les intrusions ou les perturbations non autorisées dans les procédures ou l’utilisation abusive des renseignements fournis devant les tribunaux — et pour protéger les personnes et les renseignements visés par ces procédures.
Certaines mesures de protection pourtant relativement faciles à superviser en personne peuvent devenir plus difficiles à mettre en œuvre dans le cadre d’utilisation de technologies à distance ou virtuelles. En effet, dans de telles circonstances, les juges et le personnel des tribunaux peuvent ne pas être en mesure, directement et sans interruption, de voir ou d’entendre les participants à une audience et les observateurs présents, d’interagir avec ceux-ci, de surveiller l’utilisation qu’ils font d’appareils électroniques ou de dispositifs d’enregistrement ou de contrôler leur capacité à donner à autrui accès à l’audience. Dès lors, les mesures visant à surveiller ou à encadrer l’accès virtuel aux audiences peuvent nécessairement différer de celles qui s’appliqueraient à l’accès en personne, le tout afin d’assurer un accès public, équitable et sécuritaire pour les participants et les observateurs.
CONSIDÉRATIONS PERTINENTES
Lorsqu’il est jugé possible et approprié de fournir l’accès virtuel à une audience pour les participants, les médias et le public, toute stratégie efficace pour protéger les participants à l’audience et les renseignements de nature délicate devrait comprendre les étapes suivantes.
1. Comprendre les risques et déterminer les mesures de protection disponibles
La première étape pour délimiter l’accès virtuel aux audiences publiques vise à comprendre le type de situations qui pourraient donner lieu à des préoccupations en matière de vie privée, de sécurité ou de confidentialité, à déterminer les mesures légales et procédurales qui existent pour aborder ces types de situations, et à évaluer comment leur mise en œuvre pourrait devoir être adaptée dans un contexte virtuel.
Afin de franchir cette étape, il y a lieu d’identifier les différentes catégories de participants qui pourraient avoir besoin d’un accès virtuel aux audiences ou qui pourraient être vus ou entendus en mode virtuel par d’autres, et d’évaluer leurs besoins respectifs. Les personnes suivantes pourraient notamment compter parmi les participants : les juges, les greffiers ou registraires, les parties, les avocats, les justiciables non représentés, les accusés, les victimes, les témoins – y compris certaines personnes marginalisées ou certains individus dont la sécurité pourrait être compromise, comme les agents d’infiltration de la police – ainsi que les personnes de soutien, les interprètes, les médias et les observateurs publics.
Bien que les mesures disponibles pour protéger les participants et les renseignements puissent varier selon le type de procédure et les circonstances des participants concernés, de telles mesures s’appliquent peu importe qu’une audience ait lieu en personne, ou en mode virtuel ou hybride. Les mesures à contempler peuvent comprendre une partie ou l’ensemble des éléments suivants.
Enregistrement et diffusion des procédures
Dans presque tous les ressorts, sinon tous, l’enregistrement des procédures est interdit, sauf avec autorisation judiciaire ou à des fins autorisées pour les représentants reconnus ou accrédités des médias, alors que la diffusion des procédures est interdite sauf avec autorisation judiciaire. Dans un contexte virtuel, il est important de communiquer ces paramètres à tous les participants et observateurs (les médias et le public) tant au préalable qu’au début ou à la reprise d’une audience, de façon à favoriser la conformité et à prévenir les perturbations non autorisées des audiences et l’utilisation indue d’images ou de propos captés en cour.
Ordonnances d’exclusion des témoins
De nombreuses instances peuvent comporter une ordonnance d’exclusion des témoins pour éviter que des témoins qui n’ont pas encore été entendus ne soient influencés par des témoignages précédents. Dans un contexte virtuel, il peut être nécessaire pour les tribunaux d’identifier au préalable les témoins, de déterminer à quel stade chaque témoin devrait se voir accorder un accès virtuel à l’audience, et d’établir dans quelles circonstances et de quelle façon mettre en place et surveiller des salles d’attente virtuelles pour les témoins.
Mesures spéciales — ordonnances de huis clos, interdictions de publication, ordonnances de non-divulgation, ordonnances de mise sous scellés et dispositifs d’aide au témoignage
Dans certains cas, des mesures supplémentaires peuvent être nécessaires pour protéger la vie privée ou la sécurité d’un participant à une audience ou la confidentialité de renseignements. Ces mesures sont régies par les lois et la common law et peuvent être obligatoires ou discrétionnaires, selon la situation. Dans un contexte virtuel, la mise en œuvre de ces mesures nécessite une planification, une coordination et une communication au préalable, ainsi qu’une surveillance et des mécanismes de contrôle continus.
Avant de procéder par voie virtuelle dans l’une ou l’autre de ces circonstances, les tribunaux devraient évaluer si leurs mécanismes de contrôle virtuels offrent un niveau de sécurité suffisant pour minimiser les risques. Cela pourra dépendre du niveau de protection requis et des conséquences possibles liées à toute violation de la vie privée, de la sécurité ou de la confidentialité.
Par exemple :
– Ordonnances de huis clos (audiences à huis clos) : S’il y a lieu d’exclure le public et les médias de la totalité ou d’une partie d’une audience, des mesures de protection techniques pourraient être nécessaires pour vérifier l’identité des participants pour qui l’accès virtuel est autorisé et empêcher l’accès à ceux qui n’ont pas reçu cette autorisation. Si une audience a lieu partiellement à huis clos, le tribunal pourrait devoir établir un mécanisme pour retirer temporairement et ensuite restaurer l’accès virtuel à certaines personnes.
– Interdictions de publication : Si une ordonnance interdit la publication ou la diffusion de certains renseignements se rapportant à une procédure ou à un participant à une audience, il est important de le communiquer clairement à tous les participants et observateurs au préalable, ainsi qu’au début ou à la reprise d’une audience, de façon à favoriser le respect de l’ordonnance.
– Ordonnances de non-divulgation : S’il y a lieu de protéger l’identité d’un témoin, des mesures de protection supplémentaires pourraient être requises, comme empêcher le témoin d’être visible par les autres participants ou par les observateurs du public et des médias.
– Ordonnances de mise sous scellés : Si des documents confidentiels ou sous scellés doivent être déposés, des mesures de protection techniques pourraient être requises en vue d’empêcher que des renseignements de nature délicate soient vus ou consultés par des personnes non autorisées. Cela pourrait comprendre, par exemple, l’utilisation d’une plateforme sécurisée de dépôt des documents, de documents caviardés ou de plaidoiries éditées.
– Dispositifs d’aide au témoignage : Si un témoin vulnérable est autorisé à témoigner dans une instance criminelle sans voir l’accusé, il pourrait être nécessaire de contrôler ou d’adapter les autorisations d’accès virtuel pour ce témoin.
Afin de promouvoir des pratiques sécuritaires et cohérentes, les tribunaux pourraient établir des directives de pratique ou des lignes directrices sur les conditions minimales recommandées pour les audiences virtuelles ou sur l’utilisation présumée d’audiences en personne pour certains scénarios à risque élevé ou lorsque des mesures de protection spécifiques s’imposent. Les tribunaux pourraient aussi développer des consignes sur la façon de communiquer et de protéger des renseignements de nature délicate lors d’une audience, afin de prévenir leur divulgation accidentelle – par exemple, en employant des désignations neutres dans les plaidoiries orales ou écrites, et en caviardant les documents qui seront déposés.
2. Évaluer les fonctionnalités et les limites de la plateforme ou de l’outil virtuel à utiliser
Afin d’établir les mesures qui pourraient être nécessaires pour encadrer de manière sécuritaire et efficace l’accès virtuel aux audiences, il est important d’évaluer les fonctionnalités et les limites de la plateforme ou de l’outil virtuel choisi. Pour ce faire, il est suggéré de tenir compte des questions suivantes, qui ne sont pas exhaustives :
– Quels types d’outils sont disponibles (p. ex. réunions, séminaires) et quels sont leurs fonctionnalités respectives, leur niveau d’adaptabilité et leur nombre maximal de participants?
– Peut-on vérifier avec exactitude l’identité des participants?
– Peut-on contrôler adéquatement l’accès et les autorisations des participants? Plus particulièrement :
§ Peut-on fournir, au besoin, un accès sécurisé, notamment à l’aide de liens chiffrés ou protégés par mot de passe?
§ Comment peut-on s’assurer qu’aucune personne non autorisée n’ait accès à une audience?
§ Peut-on contrôler la capacité des participants et des observateurs à intervenir par vidéo, audio et clavardage et au moyen des fonctions de partage de page-écran ou de documents?
§ Peut-on octroyer différents niveaux d’autorisations aux participants et aux observateurs? Sinon, quelles autres mesures s’offrent pour prévenir les perturbations non autorisées?
§ Peut-on désactiver les fonctions telles le clavardage et les réactions par émoji afin d’éviter les perturbations et les commentaires officieux?
– Quel est le niveau de sécurité de la plateforme contre les intrusions non autorisées? Des mesures de sécurité supplémentaires sont-elles disponibles au besoin?
– Quels sont les risques liés à la sécurité si certains participants ou observateurs accèdent à l’audience par l’entremise d’une connexion Wi-Fi publique, et comment de tels risques peuvent-ils être minimisés?
– La plateforme permet-elle l’enregistrement des procédures? Dans l’affirmative :
§ Qui contrôle la fonction d’enregistrement et ce contrôle peut-il être limité?
§ Où est stocké l’enregistrement et comment l’accès peut-il être fourni et encadré?
§ Comment peut-on récupérer l’enregistrement, au besoin?
– Si l’on utilise une plateforme privée, y a-t-il des mesures disponibles pour empêcher que le fournisseur ne recueille, n’utilise ou ne distribue à des fins commerciales quelconque renseignement relié aux participants ou aux procédures?
Il est suggéré de consulter les experts pertinents pour choisir et adapter une plateforme virtuelle qui répond aux besoins du tribunal.
3. Établir des mesures pour encadrer l’accès
Selon les règles et les paramètres d’accès établis, et compte tenu des fonctionnalités de la plateforme ou de l’outil virtuel choisi, les tribunaux devraient dresser une liste de mesures et de ressources connexes en vue de mettre en œuvre de façon efficace et concrète chacune de ces règles et chacun de ces paramètres. Cette liste devrait comprendre des rôles et responsabilités clairement définis, ainsi que des lignes directrices pratiques pour les juges et les membres désignés du personnel des tribunaux qui participeront à la mise en œuvre et au contrôle de ces mesures.
Il convient de tenir compte des différents types de participants qui devront avoir un accès virtuel et des types d’autorisations qui devraient leur être accordées, ou désactivées, en fonction de leur rôle dans l’audience. Les autorisations peuvent comprendre l’utilisation des fonctions vidéo et audio, des fonctions de clavardage, de partage de page-écran et de dépôt ou de partage de documents, ainsi que la capacité de contrôler les autorisations d’autres participants. Des mesures spéciales pourraient aussi s’avérer nécessaires pour certaines catégories de participants, par exemple, des salles d’attentes virtuelles pour les témoins ou des salles virtuelles individuelles et sécurisées pour permettre aux avocats de discuter en privé avec leur client.
Il convient de tenir compte également des divers types de cas de figure concernant la vie privée, la sécurité et la confidentialité qui peuvent survenir lors d’une audience, des types de mesures spéciales qu’ils peuvent nécessiter et des mesures de protection techniques qui pourraient devoir être mises en place pour encadrer l’accès, conformément à ces mesures.
4. Communiquer les procédures et les règles d’accès
Les participants aux audiences, les médias et le public devraient être clairement informés de la façon d’obtenir un accès virtuel à une audience. Ils devront connaître au préalable les audiences prévues et savoir s’ils doivent demander une autorisation d’y assister virtuellement, et dans l’affirmative, comment procéder, en plus de connaître la façon d’avoir accès à l’audience comme telle, y compris toute exigence technique à respecter, l’emplacement du lien et la façon d’ouvrir une session. Il est recommandé d’offrir l’occasion de faire des essais.
Les tribunaux devraient évaluer les risques et les avantages de fournir un accès aux audiences par voie de liens publics, d’une part, ou encadré au moyen d’enregistrement préalable et de liens personnalisés ou partagés accordés sur invitation seulement, d’autre part. Ces risques et avantages peuvent varier en fonction du type d’audience ou des conditions propres aux participants. Les risques d’intrusion liés aux liens publics pourraient aussi être réduits en exigeant des observateurs qu’ils s’identifient afin d’être admis à l’audience et en désactivant leurs fonctions participatives dès le départ.
Les participants aux audiences, les médias et le public devraient également être clairement informés des règles régissant l’accès virtuel à une audience, y compris toute interdiction ou limite concernant l’enregistrement et la diffusion des procédures, de même que toute interdiction de publication, ordonnance de non-divulgation ou ordonnance de mise sous scellés en vigueur et des conséquences possibles de l’inobservation de ces règles ou ordonnances. Ces renseignements devraient être communiqués au préalable et répétés au début et à la reprise des audiences. Pour des pratiques adaptées visant à communiquer de tels renseignements de façon efficace dans tribunaux de première instance qui doivent gérer un volume de dossiers élevé et un rythme d’activités rapide, veuillez consulter la fiche-conseil sur l’Accès virtuel aux audiences : défis et solutions devant les tribunaux de première instance.
5. Examiner les cas individuels pour des enjeux liés à la vie privée, la sécurité ou la confidentialité
Il est important d’examiner les cas individuels au préalable pour cerner toute question en matière de vie privée, de sécurité ou de confidentialité et déterminer les mesures de protection correspondantes dont la mise en œuvre pourrait être nécessaire dans un contexte virtuel, afin que des démarches préalables puissent être prises, au besoin. Les considérations qui s’imposent à cet égard peuvent comprendre les questions suivantes, qui ne sont pas exhaustives :
– L’une ou l’autre des parties a-t-elle des préoccupations en matière vie privée, de sécurité ou de confidentialité à l’égard de tout participant à l’audience, de tout observateur (p. ex. la famille de la victime ou de l’accusé) ou de tout renseignement lié à l’audience? Le cas échéant, comment ces enjeux devraient-ils être traités soit avant soit pendant l’audience?
– Y a-t-il lieu de donner à certains participants (p. ex. des victimes ou témoins) des instructions sur la façon d’informer le tribunal si leur sécurité devait être comprise pendant l’audience?
– Les circonstances donnent-elles lieu à une ordonnance obligatoire ou discrétionnaire de huis clos, d’interdiction de publication ou de non-divulgation?
– Le tribunal est-il tenu d’informer une partie touchée de son droit de demander des mesures ou des ordonnances spéciales? Dans l’affirmative, comment la partie devrait‑elle en être informée?
– Les médias ont-ils le droit d’intervenir avant qu’une ordonnance spéciale ne soit rendue? Dans l’affirmative, comment devraient-ils être informés de ce droit?
– Si une ordonnance discrétionnaire est demandée, à quel moment et de quelle façon les parties intéressées pourront-elles intervenir?
Il est suggéré de mettre en œuvre des procédures structurées pour faciliter l’examen au préalable de ces enjeux. Dans le cas des audiences fixées à court préavis, comme celles en matière de remise en liberté provisoire, il y aurait lieu de procéder à un tel examen à la première occasion afin que des mesures spéciales soient mises en œuvre au besoin avant le début de l’audience; par exemple, l’officier de la justice qui préside pourrait s’enquérir auprès des parties des témoins qui seront entendus et des enjeux possibles en matière de vie privée, de sécurité ou de confidentialité, ou bien un formulaire d’examen simplifié pourrait être mis au point à cette fin.
6. Prendre des mesures en cas de violation
Les mesures de protection appropriées, telles qu’elles sont décrites dans la présente fiche-conseil, peuvent aider à réduire au minimum le risque de violation de la vie privée, de la sécurité et de la confidentialité dans le contexte de l’accès virtuel aux audiences. Toutefois, malgré tous les meilleurs efforts déployés, dans de rares cas, des violations peuvent néanmoins survenir, souvent de manière inattendue. Dans ces cas, il est important que les tribunaux prennent des mesures opportunes pour mettre fin à la violation et réduire — voire éliminer, si possible — les effets néfastes. Dans certains cas, il pourrait également être approprié d’envisager d’intenter des procédures formelles contre l’auteur d’une violation.
Il peut toutefois être difficile de prendre des mesures efficaces à l’encontre de personnes dont l’identité est inconnue ou qui sont hors de la compétence territoriale du tribunal. Il importe donc que les tribunaux mettent en œuvre, en matière d’accès, des stratégies proactives d’encadrement, de coordination et de surveillance applicables dès le départ afin de minimiser les risques.
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Exemple pratique
Un procès pour agression sexuelle est rendu accessible au public au moyen d’un lien virtuel sans restriction. Les participants anonymes sont admis sans vérification d’identité et peuvent voir tous les autres participants sur vidéo. Lors de sa prestation de serment, on demande à la plaignante de donner son nom complet et l’adresse de son domicile. Une semaine plus tard, l’enregistrement vidéo de son témoignage est publié sur les médias sociaux par un inconnu et prend des proportions virales. Le retrait de l’enregistrement de la plateforme en cause s’avère long et compliqué et on ne parvient pas, malgré tous les efforts possibles, à identifier le responsable. Entre-temps la plaignante fait l’objet chez elle de menaces et d’intimidation et en vient à ne plus vouloir être associée au processus judiciaire.
En tenant pour acquis que le tribunal, après avoir entendu les parties, avait décidé qu’il était justifié de donner accès virtuel à cette audience, il aurait tout de même pu éviter ce genre de situation par la mise en œuvre des mesures suivantes :
– ordonner que la plaignante ne soit pas visible par les observateurs pendant son témoignage ou n’accorder à ceux-ci qu’un accès audio;
– assurer la confidentialité des renseignements personnels relatifs à la plaignante;
– vérifier l’identité des observateurs au moyen de liens personnalisés ou accessibles sur invitation seulement et contrôler l’accès à la plateforme;
– exiger de tout observateur qu’il accepte les règles applicables — plus précisément en ce qui touche les enregistrements et la diffusion, sans autorisation, des procédures, l’interdiction de donner accès à d’autres personnes (notamment en partageant les liens personnalisés ou l’accès sur invitation seulement) — et les conséquences de leur violation.
De telles mesures auraient réduit considérablement les risques et l’ampleur possible d’une diffusion sans autorisation d’enregistrements et les risques liés à l’intimidation de la plaignante. Elles auraient aussi augmenté les chances que le tribunal ou les autorités policières puissent identifier les contrevenants éventuels aux règles et prendre à leur égard des mesures efficaces.
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ANNEXE 1 : LISTE DE CONTRÔLE – PRATIQUES EXEMPLAIRES POUR GÉRER LES ENJEUX DE VIE PRIVÉE, DE SÉCURITÉ ET DE CONFIDENTIALITÉ DANS UN ENVIRONNEMENT JUDICIAIRE VIRTUEL
La présente liste de contrôle consolide des pratiques exemplaires émanant de tribunaux partout au Canada sur les façons de promouvoir l’accès virtuel aux audiences publiques, tout en mettant en œuvre des mesures adéquates afin de protéger la vie privée et la sécurité des participants aux audiences et la confidentialité des renseignements de nature délicate au besoin. Une stratégie d’ensemble efficace comprend six étapes proposées. Alors que les mesures d’accès recommandées dans la présente liste de contrôle peuvent s’appliquer à tous les types d’audiences publiques, les mesures de protection recommandées pourraient varier selon le type de procédure et les circonstances individuelles des participants concernés.
Les tribunaux sont invités à mettre en œuvre, dans la mesure permise par le contexte de leurs activités, des pratiques optimales à chacune des six étapes suivantes. Si certaines s’avèrent plus ardues – en raison par exemple des limites afférentes aux plateformes elles-mêmes, aux rôles d’audience à volume élevé ou au court lapse de temps alloué pour fixer certaines audiences – on peut envisager des mesures d’adaptation ou de rechange permettant d’atteindre les mêmes résultats, comme le proposent les fiches-conseils du Comité d’action sur l’Accès virtuel aux audiences : options et scénarios pratiques et sur l’Accès virtuel aux audiences : défis et solutions devant les tribunaux de première instance.
ü Étape 1 : Comprendre les risques et déterminer les mesures disponibles
¨ Déterminer le cadre juridique et procédural régissant l’enregistrement et la diffusion des procédures, les ordonnances d’exclusion des témoins et les mesures spéciales.
¨ Décrire les divers types de cas de figure concernant la vie privée, la sécurité et la confidentialité qui peuvent survenir lors d’une audience et les types de mesures de protection qu’ils peuvent nécessiter.
¨ Examiner la façon dont ces mesures de protection pourraient être touchées par le contexte de l’accès virtuel et adaptées à celui-ci.
¨ Examiner les besoins particuliers des personnes marginalisées qui pourraient être impliquées dans des procédures et la façon dont la technologie pourrait toucher leur accès à la justice.
ü Étape 2 : Évaluer les fonctionnalités et les limites de la plateforme ou de l’outil virtuel
¨ Consulter le personnel de la TI et de la sécurité de l’information et les experts externes, au besoin.
¨ Consulter les guides d’information publiés par le concepteur ou le fournisseur de services de la plateforme.
¨ Consulter les guides de l’utilisateur publiés par les autres tribunaux qui utilisent la même plateforme.
¨ Dans l’examen d’une plateforme privée, évaluer les vulnérabilités et s’assurer que les renseignements liés aux participants peuvent être protégés de façon efficace contre une utilisation commerciale non autorisée.
¨ Adapter la plateforme choisie à l’aide des mesures de protection améliorées, selon les besoins et la disponibilité.
¨ Effectuer des essais des mesures de contrôle et des mesures de protection techniques requises.
¨ Obtenir la rétroaction des participants et, au besoin, adapter la plateforme ou son utilisation.
ü Étape 3 : Établir des mesures pour encadrer l’accès
¨ Établir des lignes directrices ou des protocoles à l’intention des juges et du personnel des tribunaux sur la façon d’encadrer l’accès aux audiences virtuelles :
§ Déterminer les types de participants et d’observateurs concernés et leurs autorisations d’accès.
§ Évaluer si des mesures de sécurité supplémentaires s’imposent pour des observateurs qui se trouvent à l’extérieur de la compétence territoriale du tribunal, puisqu’il peut s’avérer plus difficile de prendre des mesures contre eux s’ils violent les règles d’accès.
§ Énoncer un protocole d’attribution de noms à l’intention des participants et des observateurs qui se joignent à une audience – déterminer comment identifier ceux qui se joignent par téléphone et inclure des mesures de protection pour les participants dont l’identité doit être protégée.
§ Énoncer les cas de figure prévisibles concernant la vie privée, la sécurité et la confidentialité et les mesures de protection correspondantes qui peuvent être nécessaires, par exemple, des conditions minimales recommandées quant à l’accès virtuel ou l’utilisation présumée d’audiences en personne pour les audiences à risque plus élevé.
§ Fournir des directives étape par étape sur la façon de mettre en œuvre les diverses mesures de protection et inclure des saisies d’écran à titre d’illustration.
¨ Désigner et former les juges et les membres du personnel des tribunaux chargés de mettre en œuvre les mesures dans un contexte virtuel :
§ Définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun.
§ Désigner un surveillant ou un modérateur pour contrôler l’accès et les autorisations pendant une audience.
§ Désigner une personne de la TI ou une ligne d’assistance pour résoudre les problèmes qui surviennent pendant une audience.
¨ Établir des consignes pour les juges, le personnel du tribunal et les avocats sur la façon de faire référence, durant une audience, à des renseignements de nature délicate ou à des participants dont l’identité doit être protégée; y inclure des consignes entourant le respect des ordonnances d’interdiction de publication.
¨ Établir à l’intention des participants et des observateurs des protocoles ou des lignes directrices en langage clair décrivant étape par étape les procédures (avec des captures d’écran) et les règles d’accès à une audience.
¨ Créer ou fournir des liens distincts comportant différentes autorisations pour les participants et les observateurs; en cas d’empêchement, contrôler l’accès des observateurs et vérifier leur identité afin de les distinguer des participants et désactiver leurs fonctions interactives (p. ex., microphone, caméra, écran partagé) dès qu’ils se joignent à l’audience.
¨ Désactiver les fonctions qui ne sont pas nécessaires (par exemple le clavardage et les réactions par émoji) – pour tous les participants et les observateurs avant le début de l’audience afin d’éviter les perturbations et les commentaires officieux.
§ Si le clavardage ou les réactions par émoji sont jugées nécessaires pour certains participants, énoncer clairement et au préalable les règles d’utilisation de ces fonctions – par exemple, pour signaler une objection ou pour reconnaître les progrès d’autres participants dans les dans les programmes des tribunaux spécialisés, programmes qui mettent l’emphase sur le renforcement positif (p. ex. tribunaux de traitement de la toxicomanie).
¨ Créer des salles d’attente virtuelles distinctes pour les témoins qui attendent de témoigner.
¨ Mettre en œuvre des mesures permettant aux avocats de discuter en privé avec leur client au besoin pendant l’audience – par exemple, créer des salles virtuelles individuelles et sécurisées ou un protocole de suspension des audiences afin de permettre à l’avocat d’appeler son client sur une plateforme ou à l’aide d’un appareil distincts.
¨ Passer en revue la liste des participants et des observateurs avant le début ou la reprise d’une audience pour s’assurer que tous les participants essentiels sont connectés et qu’aucune personne non autorisée ne l’est.
¨ Lorsque cela s’avère approprié, soit
§ Bloquer l’accès à l’audience une fois commencée, afin d’éviter les intrusions et les perturbations non autorisées. Informer les observateurs qu’ils doivent se connecter 15 minutes à l’avance pour un accès garanti et, sujet à toute préoccupation liée aux opérations ou à la sécurité, accorder un court délai de grâce; ou
§ Opter pour des fonctionnalités de plateforme qui permettent à un moniteur d’audience de donner accès à ceux qui se joignent en retard sans que des fenêtres « pop-up » ne puissent être vues ou entendues par le juge ou les autres participants à l’audience.
Encadrer l’accès – mesures spéciales pour protéger la vie privée, la sécurité ou la confidentialité
Selon le besoin, les tribunaux peuvent songer à adopter les mesures suivantes pour renforcer la sécurité en fonction du niveau de risque associé à certains types d’audiences ou de participants :
¨ Vérifier l’identité des participants et observateurs autorisés avant de leur fournir un lien d’accès — par exemple, demander aux professionnels du droit et aux représentants reconnus ou accrédités des médias de donner leur nom complet et leurs coordonnées professionnelles, et vérifier ces renseignements auprès des barreaux ou des associations professionnelles des médias.
¨ Éviter d’utiliser des liens ou des codes d’accès publics; fournir plutôt des liens et des codes d’accès personnalisés aux participants et observateurs autorisés dans le cadre de moyens vérifiés au préalable (p. ex. par téléphone ou par courriel personnel) — ajouter des mesures de protection chiffrées ou protégées par mot de passe, au besoin.
¨ S’assurer qu’une seule personne ou un seul dispositif peut avoir accès aux liens.
¨ Obtenir un engagement de la part des participants et observateurs autorisés de ne pas partager leur lien personnalisé ni d’accorder à toute autre personne un accès à l’audience ou aux documents connexes.
¨ Inviter les participants qui se joignent par vidéo – surtout s’ils sont à leur domicile ou à leur bureau – à éliminer du champ de vision les objets personnels ou familiaux avant de se joindre à l’audience.
§ Les professionnels juridiques peuvent aussi recourir à un arrière-plan neutre si cela ne perturbe pas la qualité de leur image;
§ Les témoins devraient être obligés d’utiliser leur propre arrière-plan pour aider à surveiller et prévenir toute ingérence par d’autres personnes qui pourraient influencer leur témoignage ou compromettre leur sécurité.
¨ Établir un protocole permettant aux participants à risque (p. ex. les victimes et les témoins) d’informer le tribunal, de façon sécuritaire et confidentielle, dès que leur sécurité est compromise pendant une audience, le cas échéant.
¨ S’assurer que tout document confidentiel ou sous scellé qui doit être déposé par voie électronique est désigné clairement comme tel, protégé par un mot de passe afin de contrôler l’accès et envoyé par des moyens chiffrés en vue d’éviter une intrusion non autorisée.
¨ Demander aux participants qui se joignent par vidéo de faire un ratissage visuel de leur salle afin de confirmer qu’aucune personne non autorisée n’est présente et qu’aucun dispositif d’enregistrement n’est installé pendant une audience – les personnes non autorisées peuvent comprendre celles qui n’ont pas reçu un accès individuel à une audience accessible par inscription préalable ou par invitation, de même que celles qui pourraient influencer le témoignage d’un témoin en privé.
ü Étape 4 : Communiquer les procédures et les règles d’accès
¨ Afficher au préalable sur le site Web du tribunal les listes d’audiences publiques, ainsi que des renseignements sur la façon d’y avoir accès (p. ex. ligne téléphonique, courriel, et le délai pour demander l’autorisation, ou un lien ouvert vers une audience ou une salle d’audience particulière). Pour une sécurité accrue, selon le besoin,
§ Fournir des listes d’audiences seulement pour certains types d’audiences publiques, telles certaines instances criminelles, et fournir des liens individuels par inscription seulement pour les audiences publiques de nature plus délicate, telles certaines instances familiales qui impliquent des enfants.
¨ Distribuer au préalable les listes d’audiences publiques aux parties prenantes pré-approuvées, comme les associations juridiques, les bureaux des poursuites et les médias reconnus ou accrédités, avec des liens d’accès partagés lorsque c’est indiqué. Pour une sécurité accrue, selon le besoin,
§ Inclure un avis de ne pas partager les liens d’accès à l’audience à l’externe;
§ Identifier des personnes spécifiques (p. ex. liste d’abonnés) qui sont attendues d’avoir personnellement lu les termes et conditions ou d’avoir fourni un engagement par rapport au renseignements liés à l’audience.
¨ Publier des guides de l’utilisateur en langage clair à l’intention des participants aux audiences, des médias et du public sur les règles et les procédures d’accès aux audiences virtuelles.
¨ Envoyer aux participants et aux observateurs inscrits une confirmation écrite (p. ex. courriel) qui contient un avis sur les règles d’accès ou un lien vers ces règles (p. ex. les dispositions législatives, les directives de pratique, les politiques ou les guides applicables) et énoncer toute règle ou ordonnance spéciale qui s’applique à une instance particulière.
¨ Décrire clairement les règles d’accès au début et à la reprise d’une audience, de l’une ou l’autre des façons suivantes :
§ Au moyen d’une page d’accueil virtuelle ou d’une bannière dans la salle d’attente virtuelle;
§ Au moyen d’une bannière défilant au bas de l’écran tout au long de l’audience;
§ Au moyen d’une « tuile » dans la vue en mosaïque qui demeure affichée à l’écran tout au long de l’audience;
§ Au moyen d’un avis préenregistré pour les participants et observateurs qui se joignent à l’audience par téléconférence;
§ En demandant aux participants et observateurs de consentir aux règles en cliquant un lien lorsqu’ils se connectent à une session;
§ En demandant au greffier ou au juge qui préside l’audience de lire l’avis à haute voix.
Consulter les exemplaires d’avis inclus à l’annexe 2 de la présente fiche-conseil et à l’annexe de la fiche-conseil sur l’Accès virtuel aux audiences : défis et solutions devant les tribunaux de première instance.
¨ Mettre en place une ligne téléphonique et un compte de courriel désignés pour les demandes de renseignements présentées par le public et les médias.
ü Étape 5 : Examiner à l’avance les cas individuels afin d’identifier les enjeux de vie privée, de sécurité ou de confidentialité et d’établir un plan d’action approprié
¨ Cerner au préalable les questions en matière de vie privée, de sécurité ou de confidentialité et les besoins connexes, au moyen de l’un ou l’autre des outils suivants :
§ une demande écrite déposée par une partie qui demande une ordonnance discrétionnaire ou une mesure spéciale;
§ un formulaire type déposé par les parties pour indiquer toute préoccupation en matière de vie privée, de sécurité ou de confidentialité;
§ une audience sur la gestion de l’instance ou une conférence préparatoire;
§ un processus d’examen ou un formulaire simplifiés pour les audiences devant être fixées à court terme (par ex. en matière de remise en liberté provisoire) – pour des conseils adaptés à cette situation, consulter la fiche-conseil sur l’Accès virtuel aux audiences : défis et solutions devant les tribunaux de première instance.
ü Étape 6 : Prendre des mesures si la vie privée, la sécurité ou la confidentialité a été violée ou compromise
Selon la nature et les circonstances particulières de la violation, des mesures appropriées pour atténuer les risques pourraient comprendre :
¨ Suspendre l’audience et informer immédiatement les organismes d’application de la loi s’il existe un risque imminent pour la vie ou la sécurité d’un participant à une audience ou d’une autre personne (p. ex. victime, témoin ou dénonciateur).
¨ Retirer l’accès virtuel à toute personne qui contrevient aux règles d’accès.
¨ Suspendre ou reporter l’audience, au besoin, pour mettre en œuvre des mesures de protection supplémentaires.
¨ Assurer la liaison avec des experts internes et des fournisseurs de services externes, au besoin, par exemple, pour faire supprimer des plateformes de consultation publique les enregistrements vidéo ou audio des procédures judiciaires (p. ex. YouTube).
¨ Établir un protocole afin de signaler les violations aux autorités compétentes pour qu’elles puissent intenter une poursuite criminelle ou pénale s’il y a infraction.
¨ Intenter une poursuite pour outrage au tribunal — pourvu que le tribunal en ait le pouvoir — si une ordonnance du tribunal a été délibérément violée ou si une personne ne cesse de perturber le déroulement d’une audience ou de contrevenir aux règles malgré avoir été rappelée à l’ordre par le tribunal.
Rappel : plus les mesures préalables d’encadrement et de surveillance de l’accès aux audiences seront efficaces, plus les risques de violation seront réduits et les mesures utiles pourront être prises en cas d’atteinte à la vie privée, à la sécurité ou à la confidentialité.
ANNEXE 2 : EXEMPLES D’AVIS – RÈGLES D’ACCÈS AUX AUDIENCES VIRTUELLES
Le tableau suivant répertorie quelques exemples d’avis provenant de différents tribunaux canadiens. Ces avis peuvent être utilisés et adaptés au besoin afin d’informer les participants aux audiences, de même que les médias et les observateurs publics, des normes régissant l’accès virtuel à une audience du tribunal. Ces exemples se veulent illustratifs, mais non exhaustifs; d’autres modèles adoptés par les tribunaux pourraient également s’avérer dignes de considération.
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Cour suprême du Canada
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Les diffusions Web et fichiers audio des audiences de la Cour suprême du Canada ne peuvent pas être diffusés, rediffusés, transmis, communiqués au public ou encore mis à la disposition de quiconque, pour tout ou partie, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit — électronique ou autre —, sauf en conformité avec la Loi sur le droit d’auteur ou avec l’autorisation écrite de la Cour. Pour obtenir la permission d’utiliser ce matériel ou pour obtenir une copie sur DVD, veuillez remplir le formulaire électronique de Demande d'utilisation de photographies, de diffusions Web ou d'enregistrements audio/vidéo de la Cour. Il est possible de visionner les diffusions Web en direct ou en différé des audiences sur le site Web de la Cour. Ordonnances de non-publication et autres restrictions Bien que, de façon générale, les médias aient constitutionnellement le droit de publier des informations au sujet des appels, ce droit est assorti de limites. La Cour peut (et souvent doit) rendre une ordonnance de non-publication, par exemple pour protéger la vie privée des victimes et des témoins ou encore, comme l'exige la loi, pour prévenir la divulgation des noms des jeunes contrevenants. Pour vérifier si un dossier fait l'objet d'une ordonnance de non-publication, il faut se rendre à la page de Renseignements sur les dossiers de la Cour et entrer le nom de l'affaire ou le numéro du dossier. S'il existe une ordonnance de non-publication, il en sera fait mention sous la rubrique « Registre ». Quiconque contrevient à une ordonnance de non-publication s'expose à de lourdes conséquences. Lorsqu'ils rendent compte des décisions de la Cour, les médias ont la responsabilité de s'assurer que les modalités des ordonnances de non-publication sont respectées. Parfois, il peut s'avérer prudent d'obtenir un avis juridique pour savoir si la publication est autorisée. |
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Cour fédérale |
IV. Politique d’enregistrement et de diffusion L’enregistrement ou la diffusion d’audiences virtuelles est interdit, sauf dans certaines conditions définies dans la Politique sur l’accès du public et des médias. Les parties qui utilisent Zoom pour visualiser l’audience virtuelle doivent suivre cette Politique. En cliquant sur le lien pour assister à l’audience, elles reconnaissent avoir accepté ces conditions. Politique sur l’accès du public et des médias Enregistrement et photographie en salle d’audience Les membres des médias ayant une accréditation en règle peuvent enregistrer les instances de manière à pouvoir vérifier leurs notes sur ce qui a été dit et fait en cour, mais non à des fins de diffusion. Les autres (les avocats et le public) doivent demander l’autorisation du juge qui préside; les demandes en ce sens doivent être adressées au personnel de la Cour ou aux commissionnaires. […] |
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Tribunaux de l’Ontario |
Cour d’appel de l’Ontario : Directive de pratique consolidée concernant les instances à la Cour d’appel durant la pandémie de COVID-19 IV. Accès du public et des médias aux audiences sur Zoom A. Il est strictement interdit d’enregistrer l’instance sans l’autorisation du tribunal Il est rappelé aux observateurs de l’audience que, sauf autorisation du tribunal, il est interdit par l’article 136 de la Loi sur les tribunaux judiciaires d’enregistrer une partie de l’audience, y compris par une capture d’écran et des photographies, ou de publier, diffuser, reproduire ou distribuer autrement ces enregistrements. Cette infraction est punissable d’une amende d’au plus 25 000 $ et d’un emprisonnement d’au plus six mois, ou d’une seule de ces peines. Cour de justice de l’Ontario : Accès aux instances judiciaires pour les médias et le public
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Tribunaux du Québec |
MISE EN GARDE ET ENGAGEMENT La personne qui accède à une audience tenue par moyens technologiques : · NE DOIT en aucun cas procéder à l’enregistrement d’images et à la diffusion d’un enregistrement sonore ou d’images de tout ou partie de l’audience tenue en salle virtuelle ou semi-virtuelle, sous quelque forme que ce soit. Le journaliste qui a prouvé sa qualité peut cependant effectuer son propre enregistrement sonore des débats et de la décision, dans la mesure où il n’en fait aucune forme de diffusion; · NE DOIT en aucun cas reproduire ou communiquer de quelque façon que ce soit tout ou partie des images ou de la voix de l’audience tenue en salle virtuelle ou semi-virtuelle; · NE DOIT en aucun cas partager les liens de connexion reçus pour participer ou assister à une audience qui se tient à huis clos; · NE DOIT en aucun cas permettre à d’autres personnes d’assister avec elle à l’audience à huis clos tenue en salle virtuelle ou semi-virtuelle.
Ces règles s’appliquent, à moins qu’un tribunal n’en décide autrement. La contravention à ces règles pourrait être passible de poursuites judiciaires ou d’outrage au tribunal. La connexion à une audience tenue par moyens technologiques confirme la prise de connaissance des conditions d’utilisation et l’engagement à les respecter. |
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