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Audiences virtuelles : liste de contrôle des facteurs pertinents à la détermination du mode d’audience

Déclaration du Comité d’action

Notre comité existe afin d’appuyer les tribunaux canadiens dans leurs efforts en vue de protéger la santé et d’assurer la sécurité de tous les usagers des tribunaux dans le contexte de la COVID-19 tout en respectant les valeurs fondamentales de notre système de justice. Ces engagements qui se soutiennent mutuellement guident tous nos efforts.

Contexte

Le Comité d’action sur l’administration des tribunaux en réponse à la COVID-19 a cerné des principes d’orientation et des enjeux opérationnels pour aider les tribunaux à déterminer le mode de tenue des audiences dans différents types de dossiers et de situations. À l’appui de ces efforts, la présente liste de contrôle décrit des facteurs généraux que les tribunaux pourraient vouloir examiner au moment d’élaborer des politiques ou des lignes directrices sur le recours aux audiences virtuelles ou de décider du mode d’audience pour une instance en particulier. Ces facteurs pourraient aussi s’avérer utiles aux avocats et aux justiciables non représentés qui cherchent à déterminer s’ils souhaitent demander la tenue d’une audience en personne, ou en mode hybride (certains participants étant physiquement présents au même endroit, comme une salle d’audience, tandis qu’un ou plusieurs participants y assistent par téléphone ou par vidéoconférence) ou virtuel. Ces facteurs peuvent s’appliquer à différents types d’instances et la terminologie générale employée dans la présente liste—par exemple, les participants—devraient être interprétés en fonction du contexte.

Lorsque les justiciables sont représentés, leur avocat a un rôle à jouer pour déterminer si ces justiciables et tout témoin cité seraient en mesure de participer efficacement et adéquatement à une audience virtuelle. Il est possible que les tribunaux – tant la magistrature que le personnel judiciaire – aient à jouer un rôle plus actif pour s’assurer qu’une audience virtuelle ne soit pas préjudiciable à un justiciable non représenté ou à tout participant impliqué dans un tel dossier.

Facteurs fondamentaux

Participants

• Identifier les participants essentiels, soit ceux qui doivent comparaître en personne ou en mode virtuel; il peut s’agir d’avocats, de parties représentées ou non par avocat, de témoins, d’interprètes, de personnes de soutien et d’autres.
• Cerner toutes les exigences ou les limites juridiques qui s’appliquent au mode de comparution pour les participants concernés (p. ex. certaines comparutions en matière criminelle pour les personnes accusées).
• Évaluer les besoins de chacun des participants, y compris toute demande de mesure d’adaptation, afin de leur permettre de participer efficacement.

Demandes des parties

• Vérifier si les parties recherchent une audience en personne ou en mode virtuel ou hybride, et pourquoi.
• Si toutes les parties s’entendent sur un mode d’audience, déterminer s’il existe un motif impérieux de procéder autrement (p. ex. intérêt public, équité procédurale, obstacle opérationnel ou technologique majeur, enjeux de sécurité, déséquilibre des forces entre les parties).
  • Dans le cas des justiciables non représentés, s’assurer que tout consentement soit accordé de façon volontaire et éclairée par une compréhension adéquate des options possibles et de leurs répercussions potentielles.
• Déterminer si les parties peuvent demander un changement dans le mode d’audience au besoin et, le cas échéant, établir comment procéder.

Accès aux tribunaux

Accès aux palais de justice

• Déterminez si des participants pourraient avoir de la difficulté à se présenter au tribunal en personne, notamment pour les raisons suivantes :
  • distance géographique (c.-à-d. un long voyage ou des déplacements coûteux sont nécessaires);
  • statut de personne détenue;
  • obligations professionnelles, familiales ou à titre de personne soignante;
  • difficultés relatives au transport;
  • problèmes de mobilité, de santé ou d’anxiété;
  • préoccupations de sécurité;
  • prévisions météorologiques défavorables.

• Déterminer si une comparution en personne risque d’être excessivement onéreuse (p. ex. en argent, en temps) pour l’un ou l’autre des participants en tenant compte :
  • du type d’audience (p. ex. de nature administrative ou de fond);
  • de la durée prévue de l’audience et de la comparution du participant en question;
  • de l’importance relative du participant pour l’issue de l’affaire, dans le cas des audiences sur le fond.

Accès à la technologie

• Déterminer si tous les participants, et plus particulièrement les personnes se représentant seules, ont accès à un espace sécuritaire, à un appareil réservé et à une connexion Internet suffisante.
  • Si certains participants utilisent un téléphone intelligent ou un téléphone cellulaire (audio seulement), évaluer les limites de l’appareil dans le contexte de l’audience en question.
• Dresser une liste de questions types destinées à évaluer le niveau de familiarité de chaque participant avec la technologie pertinente, ainsi que sa capacité à utiliser cette technologie (tant l’appareil que la plateforme virtuelle).
  • Si les participants présentent différents niveaux d’aisance avec la technologie, déterminer si cela risque d’entraîner un déséquilibre des forces; le cas échéant, évaluer si les mesures d’atténuation possibles (p. ex. aide à l’utilisation de la technologie) permettraient d’éliminer ce déséquilibre.
• Vérifier s’il y a du personnel judiciaire attitré pour faciliter les audiences virtuelles, y compris en offrant du soutien technique aux parties qui comparaissent ailleurs qu’au palais de justice.
• Dans les affaires criminelles mettant en cause des personnes détenues, vérifier si :
  • le personnel et l’infrastructure sont adéquats pour faciliter les audiences virtuelles si la comparution de l’accusé ou du délinquant se déroulera dans un poste de police ou un établissement correctionnel, en accordant une attention particulière aux personnes non représentées;
  • l’accusé ou le délinquant dispose de moyens adéquats pour communiquer en privé avec son avocat pendant l’audience;
  • l’accusé ou le délinquant dispose d’un lieu privé où il peut accéder à la technologie requise aux fins de l’audience.
• Avant de fixer une audience, poser des questions types, de vive voix ou par écrit, afin de déterminer si l’un des participants a des besoins particuliers (p. ex. handicap, besoin d’un interprète) nécessitant le recours à une technologie supplémentaire ou adaptée pour pouvoir participer à l’audience sur un pied d’égalité avec les autres, et s’il a accès à cette technologie.

Accès public et protection de la vie privée, de la sécurité et de la confidentialité

Accès public

• Si l’accès virtuel est offert, déterminer comment le public pourra obtenir un tel accès à l’audience (c.-à-d. en communiquant avec le tribunal pour s’inscrire à l’avance ou en utilisant un hyperlien public). Il convient :
• de tenir compte du type d’instance, du volume global des causes et des impératifs pertinents en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de confidentialité associés à une cause ou à un type de procédure en particulier;
• d’établir, puis de communiquer les règles d’accès à l’intention des observateurs, de façon à traiter des questions telles que l’identification en ligne, les ordonnances de non-publication et les interdictions entourant l’enregistrement et la diffusion des procédures.
• Déterminer les autorisations d’accès virtuel qui doivent être mises en place et la façon de les appliquer. Par exemple, déterminer s’il convient de désactiver la fonction de clavardage ou les micros et les caméras des observateurs, si la plateforme le permet.
• Déterminer si l’audience est d’intérêt public ou susceptible de susciter un grand intérêt chez les observateurs, et, le cas échéant :
• déterminer comment l’accès devrait être accordé au public (c.-à-d. en personne, de façon virtuelle ou les deux);
• si on propose un accès virtuel, évaluer les mesures de protection nécessaires pour préserver l’intégrité du processus judiciaire, ainsi que la protection de la vie privée et la sécurité de tous les participants à l’audience.

Protection de la vie privée, de la sécurité et de la confidentialité

• Déterminer si des mesures particulières sont nécessaires pour protéger la vie privée ou la sécurité d’un participant à une audience ou la confidentialité des renseignements de nature délicate échangés pendant une audience, par exemple :
  • une ordonnance de non-publication;
  • une ordonnance de non-divulgation;
  • une ordonnance de mise sous scellés;
  • une audience à huis clos;
  • le chiffrement des preuves documentaires, ou l’élaboration de protocoles spéciaux de dépôt de ces preuves.

• Déterminer si la technologie disponible et ses conditions d’utilisation offrent suffisamment de protection pour atténuer les risques d’atteintes à la vie privée, à la sécurité ou à la confidentialité. Par exemple, on peut songer à la capacité :
  • d’aviser clairement les participants et les observateurs de toute ordonnance de protection applicable;
  • de désigner un coordonnateur des audiences pour maîtriser l’accès et les autorisations des participants et des observateurs et de vérifier leur identité;
  • d’activer le chiffrement de l’information, au besoin;
  • d’exiger de la part des parties, de leurs avocats ou des observateurs un engagement de ne pas enregistrer les audiences ou de quelque façon porter atteinte à la vie privée, à la sécurité ou à la confidentialité.

• Évaluer le niveau de risque et le caractère adéquat des stratégies d’atténuation disponibles pour éviter que les témoins ordinaires qui comparaîtront de façon virtuelle soient influencés, intimidés ou exposés à des risques physiques hors champ, par exemple en prenant les dispositions suivantes :
  • désigner une personne de soutien impartiale pour accompagner le témoin;
  • demander au témoin de procéder à un balayage virtuel de la pièce où il se trouve et d’utiliser son propre arrière-plan non brouillé;
  • établir un protocole permettant aux témoins d’informer immédiatement le tribunal, en toute sécurité et de façon confidentielle, que leur sécurité a été compromise au cours d’une audience, le cas échant.

• Élaborer un processus normalisé pour confirmer l’identité des participants à l’audience qui comparaîtront virtuellement.

Pour de plus amples renseignements sur la prise en compte des enjeux liés à la protection de la vie privée, à la sécurité et à la confidentialité dans un cadre virtuel, veuillez consulter les fiches-conseils du Comité d’action sur l’accès virtuel : Enjeux de vie privée, de sécurité et de confidentialité, Options et scénarios pratiques et Défis et solutions devant les tribunaux de première instance.

EFFETS DU MODE D’AUDIENCE SUR LES PARTICIPANTS

Complexité de l’audience

• Évaluer la complexité de l’audience, en tenant compte notamment :
  • de sa nature (p. ex. audience procédurale ou sur le fond);
  • des résultats escomptés, y compris leur importance et leur caractère définitif;
  • du nombre des parties et des autres participants essentiels, et des lieux où ils se trouvent;
  • le cas échéant, des types et de la quantité des éléments de preuve - y compris les pièces matérielles, les documents et les témoins -, ainsi que les avantages et les limites de la technologie disponible;
  • de la nécessité relative, pour les parties, de guider le tribunal dans son examen des éléments de preuve et le mode d’audience, soit virtuel ou en personne, qui permet de répondre le plus efficacement à cette nécessité.

Durée de l’audience

• Tenir compte de la durée relative de l’audience dans son ensemble, ainsi que de chacun des témoignages, y compris les délais d’attente, selon que l’audience se déroulera de façon virtuelle ou en personne. Par exemple, on peut se demander :
  • si une audience sur le fond pourrait prendre davantage de temps en mode virtuel plutôt qu’en personne en raison des exigences ou des difficultés techniques ou de la nécessité d’accroître la fréquence des pauses pour éviter la fatigue;
  • si une comparution virtuelle pourrait réduire les délais d’attente pour les avocats, les plaideurs et les témoins;
  • si des salles d’attente virtuelles sont disponibles ou non pour les témoins qui attendent de présenter leur témoignage.
• Évaluer les options pouvant minimiser les délais d’attente pour les participants essentiels aux audiences en personne ou virtuelles.
• Si une ou plusieurs personnes assistent en mode virtuel à une audience sur le fond, envisager :
  • la possibilité de faire fréquemment des pauses (p. ex. toutes les 90 minutes) afin d’éviter la fatigue attribuable aux écrans;
  • la planification des pauses afin d’optimiser le déroulement de l’audience et de minimiser les interruptions;
  • la façon de permettre aux participants de demander une pause pendant l’audience.

Intégrité du processus judiciaire

Décorum et étiquette

• Évaluer l’importance relative du décorum et de l’étiquette dans le cadre de l’audience en se fondant sur :
  • la nature de l’audience (p. ex. audience procédurale ou sur le fond);
  • le type de dossier et les intérêts mis en cause, c.-à-d. des intérêts publics ou principalement privés;
  • le ou les types de participants et l’effet bénéfique ou néfaste du caractère formel de l’audience sur leur participation;
  • l’importance du résultat pour les parties, le public et les autres personnes touchées;
  • l’incidence relative de la solennité des procédures par rapport à un environnement moins formel pour garantir un résultat juste et défendre l’intérêt public, le cas échéant.
• Déterminer si les options disponibles dans l’environnement virtuel sont suffisantes pour établir un niveau approprié de décorum et appliquer les règles d’étiquette pertinentes, par exemple :
  • en exigeant le port de la toge pour les officiers de justice et les avocats;
  • en ouvrant la séance virtuelle de la même façon que les audiences en personne;
  • en faisant en sorte que les participants s’adressent à la cour et aux avocats selon la même formule qu’ils le feraient en personne;
  • en communiquant à l’avance les règles relatives à la ponctualité, la consommation de nourriture, et les interruptions et en les appliquant dans l’environnement virtuel;
  • en communiquant aux participants les directives préalables sur des sujets tels que la tenue vestimentaire, l’utilisation d’arrière-plans numériques et l’élimination des distractions, comme les fonctions de notification des appareils électroniques.

Enjeux liés à l’administration de la preuve

Déterminer si les justiciables, qu’ils soient représentés ou non, sont en mesure de défendre leur position juridique de manière efficace et efficiente dans l’environnement virtuel en tenant compte des éléments ci-dessous.

Témoignages

• Établir si l’audience prévoit la présentation d’un témoignage. Le cas échéant, évaluer :
  • la nature de ce témoignage, y compris la question de savoir si sa crédibilité est en jeu ou si on s’attend à ce qu’il suscite de l’hostilité;
  • son importance relative pour les questions en jeu et l’issue de l’audience;
  • si le cadre juridique impose des restrictions relatives aux témoignages virtuels;
  • l’incidence relative du mode d’audience, soit en personne ou virtuel, sur la capacité et la volonté du témoin à participer efficacement, plus particulièrement dans le cas des témoins vulnérables;
  • la capacité relative des parties à contre-interroger le témoin efficacement en personne ou en mode virtuel, ainsi que l’importance relative de ce contre-interrogatoire;
  • tout déséquilibre des forces créé ou exacerbé par la technologie, en raison, notamment :
    • de niveaux différents d’accès à la technologie ou d’aisance technologique;
    • de l’existence préalable d’un déséquilibre des forces, comme dans le cas des parties à une relation abusive ou d’un justiciable non représenté qui affronte un avocat;
    • de la comparution de parties ou de témoins selon des modes différents, lors d’une audience de nature hybride.

Preuves documentaires

• Déterminer si des preuves documentaires doivent être soumises dans le cadre de l’audience; le cas échéant, établir dans quelle mesure ces preuves peuvent être présentées efficacement, soit en personne ou en mode virtuel, compte tenu :
  • du volume de la preuve et de la façon dont elle est organisée;
  • de la nécessité d’authentifier la preuve et la façon d’y procéder;
  • du niveau de familiarisation des parties avec la technologie utilisée pour présenter des preuves dans le contexte virtuel;
  • de la disponibilité de technologies adéquates et compatibles permettant à toutes les parties et à la cour de voir les éléments de preuve simultanément, une attention particulière étant accordée aux justiciables non représentés ou en détention;
  • du cadre juridique, notamment s’il permet ou limite le dépôt électronique de documents originaux à titre d’éléments de preuve.
• Si les documents sont déposés électroniquement, vérifier si la salle d’audience est aménagée de façon à faciliter l’accès aux documents et leur visibilité pendant les audiences en personne. Cela peut notamment comprendre un banc des juges et des tables d’avocats équipées :
  • d’une connexion internet sans fil;
  • de moniteurs et de câbles de connexion;
  • de fiches électriques pour les cordons d’alimentation.

Preuves matérielles

• Déterminer si des preuves matérielles (non documentaires) seront soumises et, le cas échéant :
  • s’il est possible de les présenter de manière juste et efficace en mode virtuel;
  • s’il est nécessaire de les authentifier visuellement et la façon d’y procéder.

Enregistrement de l’audience

• Déterminer si la technologie utilisée dans le cadre des audiences virtuelles :
  • est en mesure de capter un enregistrement adéquat des procédures judiciaires; le cas échéant, déterminer également les périodes de conservation et les mesures de protection des données qui s’appliquent;
  • est compatible avec les appareils et logiciels d’enregistrement internes, le cas échéant;
  • risque de se répercuter sur le travail des greffiers et des sténographes chargés de préparer des procès-verbaux et des enregistrements exacts des audiences.

Interprétation

• Établir s’il faut recourir à des services d’interprétation, et le cas échéant, déterminer :
  • si des interprètes sont disponibles à l’échelle locale ou à distance;
  • l’incidence de la technologie disponible sur la qualité de l’interprétation;
  • si la technologie disponible permet l’interprétation simultanée ou consécutive, ainsi que l’incidence du mode d’interprétation sur les participants et le processus;
  • l’effet relatif que la vue de l’intervenant - en personne ou à l’écran - pourrait avoir sur l’interprète (p. ex. capacité à évaluer la communication non verbale);
  • si la technologie disponible fournit un enregistrement adéquat des procédures judiciaires.